中港物流人解决多任务工作带来的效率难题

 

我相信，很多人都有这样的工作习惯：写一会报告，刷一下网页，查一下资料，收一下邮件，回去做一下数据，点开微信回应一下，再回去贴图表……诸如此类。但这样就势必就会分散注意力，进而工作效率自然不高。这是很正常的事情。今天这个时代，专注在一件事情上，已经近乎不可能了。每个人手上都有一大堆任务，List里都有满满的事项，同时开着Word、Excel、PPT，微信和QQ总是同时闪动好几个头像……似乎，不能同时处理这些事情，就是能力不够。

 

不少中港货运公司在招聘操作和财务人员时，会提出这样的要求：能够承受工作压力，能够协调多任务工作，能够同时处理大量事务。而这些物流公司的操作人员永远开着好几个聊天框，和不同客户沟通相关事宜，任务栏里堆满Excel窗口。她们飞快地在Outlook、Excel和QQ之间切换，鼠标飞梭，熟练地按着Ctrl+C、Ctrl+V。但正是这看似高效的「多任务工作」，正在慢慢地谋杀我们的工作效率。

 

总结出来几点

 

1. 多任务工作，会占用我们的认知资源

 

当一个人大脑中同时存在着越多的目标和任务，他就会越焦虑，用于处理任务的资源会减少，状态也会下降。而对于中港运输企业的员工来说，需要在跟客户沟通的同时，还需要和操作，财务甚至领导进行汇报之间来回转换，不但不会提高效率，反而会不断地加重这种焦虑感。

 

2. 多任务工作，会干扰我们的工作记忆

 

3. 多任务工作，轻而易举的破坏了我们对任何一个任务的投入和专注。

 

中港物流公司是如何有效的避免多任务工作对我们造成的不良影响呢？

 

1. 冥想

 

如果你即将开始一项工作，而大脑中还残存着许多杂念时，不妨先闭上眼睛，深呼吸，尝试着与它们和解，告诉自己不要焦虑。

 

很多时候，给自己一些正面的心理暗示，以及通过一些操作——比如用悠长、缓慢的深呼吸，刺激分泌内啡肽，传达出「平静、舒缓」的信号，可以让身体镇静下来，降低自己的焦虑水平。这会有助于把注意力，集中在手头即将开始的工作上。

 

2.利用白噪音

 

什么是白噪音？咖啡馆背景的嘈杂声，树林里的风声，流水声，火炉噼啪的声音，路人杂乱的交谈声，等等。

 

这些声音，一来，不含有任何信息量——因此它们对大脑来说是低优先级的，不会给大脑造成任何负担；二来，它们可以掩盖各种突兀的、细小的噪音，从而帮助你跟环境隔绝起来。也可以听轻音乐，但是注意，不要听有歌词的音乐，也不要听摇滚、金属等律动感太强的音乐，因为它们会吸引你的大脑。

 

3. 向自己提一个问题，尝试去解决它

 

问题，是最能够吸引注意力的东西。在开始一项工作之前，提一个问题，并在工作中寻求答案，会为你的工作增加乐趣，提高对其注意力。这样一来，就可以把枯燥的工作，变成一个寻求答案、解决问题的过程。这可以显著提高自己集中精力的意愿。

 

4. 将琐事集中在同一个时间段处理

 

不要急着应答微信、QQ、邮件，专心致志做你的工作，等告一段落或者感到疲倦，再休息一下，将这些琐事一一搞定。

 

可以参考《高效管理时间的秘诀，就在于这三个清单》，分别把不同的事项写入三个清单，再分门别类打开，处理，划掉即可。

 

鸿泰信中港物流公司现在亦是不断学习方法，希望公司员工无论在处理哪项任务时，都会将干扰降到最低。